Kfz und Gesellschafter-Geschäftsführer

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Wir möchten darauf hinweisen, dass die auf dieser Website behandelten Themen aufgrund der Komplexität des Steuer- bzw. Wirtschaftsrechts vereinfacht und insbesondere nicht in allen Einzelfällen dargestellt sind bzw. sein können. Wir bitten um Verständnis, dass trotz sorgfältiger Bearbeitung keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden kann.

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Sind Geschäftsführer mit mehr als 25% an einer Kapitalgesellschaft beteiligt, werden diese als wesentlich beteiligte Geschäftsführer bezeichnet. Es kommt in der Praxis häufig vor, dass ein Geschäftsführer ein Kfz, das im Besitz der GmbH steht, auch für private Zwecke nutzen kann. In der Vergangenheit wurde dieser Privatanteil an den Kfz-Kosten entweder durch ein Fahrtenbuch oder durch realitätsnahe Schätzung bemessen.

Nunmehr ist dieser Privatanteil nach der aus der Personalverrechnung bekannten Sachbezugswerte-Verordnung zu bestimmen. Alternativ kann dieser geldwerte Vorteil auch von den auf die private Nutzung entfallenden, von der Kapitalgesellschaft getragenen Aufwendungen bemessen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass neben den angefallenen Aufwendungen der Anteil der privaten Fahrten nachgewiesen werden muss. Im Nachweis des Privatanteiles liegt somit der große Unterschied zur bisherigen Regelung, nach welcher auch eine schätzungsweise Glaubhaftmachung möglich war. Ein Nachweis ist im Gegensatz zur Glaubhaftmachung viel strenger und schwieriger zu erbringen und wird im Regelfall oftmals nur durch ein lückenloses Fahrtenbuch erbracht werden können.

Wie berechnet sich der Privatanteil nach der Sachbezugs-Verordnung?

Der monatlich Sachbezug beträgt bei Kauf eines Neufahrzeuges

2% der tatsächlichen Anschaffungskosten inkl. Sonderausstattungen des Kfz, maximal Euro 960 monatlich (bzw. Euro 11.520 jährlich),
abweichend davon 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten inkl. Sonderausstattungen, maximal Euro 720 monatlich (bzw. Euro 8.640 jährlich), wenn ein bestimmter CO2-Wert pro km nicht überschritten wird, der sich nach dem Jahr der Anschaffung/Erstzulassung richtet. Jahr der Anschaffung/Erstzulassung 2016: 130 g, 2017: 127 g, 2018: 124 g, 2019: 121, ab 2020: 118 g
Bei Kauf eines Gebrauchtfahrzeuges ist der Listenpreis ohne Sonderausstattung (des neuen Kfz) oder die nachgewiesenen tatsächlichen Anschaffungskosten des neuen Kfz inklusive Sonderausstattung des ersten Erwerbes maßgeblich.
Bei geleasten Kfz ist von den der Leasingrate zugrundeliegenden Anschaffungskosten auszugehen.
Bei Kauf eines Vorführwagens sind die tatsächlichen Anschaffungskosten um 20% zu erhöhen.
Bei Anschaffung eines Elektrofahrzeug mit einem CO2-Ausstoß von 0 g entfällt der Privatanteil.
Werden privat weniger als 6.000 km jährlich gefahren , ist der halbe Sachbezugswert anzusetzen.

Was ist vorteilhafter - Sachbezugs-VO oder Nachweis mit Fahrtenbuch?

Die Vorteilhaftigkeit der jeweiligen Berechnungsmethode hängt insbesondere von der Höhe des Kaufpreises, dem Alter des Kfz und dem Ausmaß der Privatnutzung ab. Je höher der Kaufpreis und geringer die Privatnutzung ist, umso vorteilhafter ist der Nachweis der privaten Fahrten mittels Fahrtenbuchs. In vielen Fällen wird die Anwendung der Sachbezugs-VO einen (weitaus) höheren Privatanteil ergeben!

Beispiel:

Anschaffung eines Neuwagens im Jahr 2016 um Euro 40.000 mit einem CO2-Aussstoß von 120 g. Das Kfz ist daher in 2019 noch nicht abgeschrieben. Die Betriebskosten belaufen sich auf Euro 6.000 jährlich. Der Privatanteil beträgt laut Fahrtenbuch 35% (mehr als 6.000 km pro Jahr).

Privatanteil nach Sachbezugs-VO: 1,5% von 40.000 = 600,00 monatlich, daher 7.200,00 jährlich

Privatanteil mit Nachweis durch Fahrtenbuch: AfA 5.000 + 6.000 BK = 11.000, davon 35% = 3.850 jährlich

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss laut Judikatur in gebundener oder in sich geschlossener Form vorliegen, eine lose Sammlung von Daten ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Im Fahrtenbuch sind alle betrieblichen und privaten Fahrten zeitnah, lückenlos und chronologisch aufzuzeichnen.

Die effektivste und sicherste Art für den Nachweis der privaten Fahrten ist die Führung eines elektronischen Fahrtenbuches, welche schon zu relativ günstigen Preisen am Markt erhältlich sind.

Ein mittels Software geführtes Fahrtenbuch ist formell ordnungsgemäß, wenn sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind bzw. Änderungen dokumentiert und nachvollziehbar sind. Die Führung eines Fahrtenbuches mit einem veränderbaren Programm wie Excel ist somit nur dann zulässig, wenn zusätzliche Grundaufzeichnungen (zB Eintrittskarten, Park-scheine etc.). die betrieblichen Fahrten nachweisen.

Damit ein Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, muss es folgende Detailangaben zu den betrieblichen und privaten Fahrten enthalten:

Datum
Ausgangsort, Zielort und Reiseweg (so detailliert wie möglich)
Zeitangabe (Beginn und Ende) der Reise
Kilometerstand am Beginn und am Ende
Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt: Werden im Rahmen einer betrieblichen Fahrt mehrere Kunden besucht, so ist der Name jedes einzelnen Kunden anzuführen. Allgemeine Hinweise wie zB „Kundenbesuche“ sind nicht ausreichend!.
Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer

Fazit: Da die Sachbezugswerte in den meisten Fällen zu (bedeutend) höheren Privatanteilen führen, empfiehlt sich die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches (elektronisch nicht veränderbar oder händisch).