Registrierkasse_2017-02 - PECUNIA Steuerberatung | Die Steuerexperten in Krems

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Registrierkasse - verpflichtende Sicherheitseinrichtung

Am 01.04.2017 wird es ernst: Ab diesem Tag tritt die zweite Etappe der Registrierkassenpflicht mit der Konsequenz in Kraft, dass jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen geschützt sein muss.

Jeder Kassenbeleg muss einen maschinenlesbaren QR-Code enthalten. Diese Zeichenkette hat einen vorgegebenen Inhalt aufzuweisen, nämlich die Kassennummer, Belegnummer, Datum, Uhrzeit, Barzahlungsbetrag mit Umsatzsteuersatz, Umsatzzähler verschlüsselt, Seriennummer des Signaturzertifikats sowie den Signaturwert des Vorumsatzes und des laufenden Umsatzes.

Der QR-Code enthält auch eine digitale Unterschrift, die mit einer Signatureinheit erstellt wird. Die Kassensoftware sendet jeden Beleginhalt an die Signatureinheit, welche mit dessen Zertifikat eine eindeutige Signatur erstellt. Durch die Verknüpfung mit der Signatur des vorhergehenden Umsatzes ist die Durchgängigkeit und Vollständigkeit der Umsätze gewährleistet.

Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung

In den meisten Fällen ist eine Umrüstung (softwareseitig) notwendig. Folgende Schritte sind für die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung bis spätestens Ende März zu setzen:

  • Beschaffung einer Signatureinheit und eines Zertifikats über einen der derzeit drei Vertrauensdienstanbieter in Österreich (A-Trust, GlobalTrust, PrimeSign) bzw. Kas-senhersteller. Ein Zertifikat wird auf ein Unternehmen ausgestellt, weshalb Sie die UID-Nummer bzw. Steuernummer beim Erwerb angeben müssen.
  • Beschaffung eines Kartenlesegeräts für die Signaturkarte (erhältlich beim Vertrauensdienstanbieter bzw. Kassenhersteller). Nach Meinung von Experten ist es empfehlenswert, je Kassenplatz ein eigenes Lesegerät mit eigener Signaturkarte anzuschaffen. Anstelle der Verwendung eines Kartenlesegeräts kann eine Signatur auch online über ein Hardware-Sicherheitsmodul eines Vertrauensdienstanbieters erstellt werden. Voraussetzung für diese Online-Variante ist, dass die Registrierkasse über einen Internetzugang verfügt.
  • Initialisierung der Registrierkasse. Es ist eine unternehmensweit eindeutige Kassen-Identifikationsnummer zu vergeben und der AES-Schlüssel (für die Verschlüsselung des Umsatzzählers) zu generieren. Die Verbindung zwischen Kassa und Signatureinheit ist herzustellen.
  • Erstellung des Startbeleges der Registrierkasse. Zu diesem Zweck ist ein Beleg mit einem Umsatz von Euro 0,00 auszudrucken. Mit dem Startbeleg wird das Datener-fassungsprotokoll gestartet, in welchem die Belegdaten gespeichert werden. Die beiden folgenden Schritte sind innerhalb einer Woche nach Erstellung des Starbelegs erfolgen.
  • Registrierung der Signaturkarte und der Registrierkarte über Finanz-Online. Die Anmeldung kann je nach Art der Registrierkasse entweder
     –  per Webservice erfolgen (sofern die Kasse internetfähig ist) oder
     –  über ein XML-File, das über Finanz-Online hochgeladen werden kann oder
     –  manuell im Dialogverfahren.
  • Das Dialogverfahren ist das mühsamste, da dabei sowohl die Signaturerstellungseinheit als auch die Registrierkasse manuell durch die Eingabe diverser Daten in Finanz-Online registriert werden.
  • Prüfung des Startbelegs mittels der BMF-Belegcheck-App. Der Startbeleg ist mit der kostenlosen BMF-Belegcheck-App zu überprüfen (durch Fotografieren mittels Smartphone). Nach Prüfung des QR-Codes erfolgt eine Mitteilung, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung erfolgreich war. Bei der Verwendung einer internetfähigen Registrierkassen mit Webservice-Funktion wird die Überprüfung des Startbelegs automatisch vorgenommen.

Laufende Tätigkeiten

Nach der Inbetriebnahme kann die Registrierkasse wie gewohnt verwendet werden. Folgende Tätigkeiten sind aber im laufenden Geschehen vorgeschrieben:

  • Am Monatsende muss ein Kassenabschluss verpflichtend durchgeführt werden. Dabei ist ein Monatsbeleg auszudrucken.
  • Beim Monatsabschluss für Dezember ist bis 15.02. des Folgejahres der ausgedruckte Beleg mit der BMF-Belegscheck-App zu prüfen.
  • Die Datenbestände sind mindestens jedes Quartal auf einem externen Datenträger zu sichern. Es wird empfohlen, stets das gesamte Datenerfassungsprotokoll zu sichern, da damit auch der Aufbewahrungsverpflichtung entsprochen wird.
  • Ausfälle der Registrierkasse, die länger als 48 Stunden dauern, sind der Finanzverwaltung zu melden (über Finanz-Online).

Hinweis
Wir möchten darauf hinweisen, dass die auf dieser Website behandelten Themen aufgrund der Komplexität des Steuer- bzw. Wirtschaftsrechts vereinfacht und insbesondere nicht in allen Einzelfällen dargestellt sind bzw. sein können. Wir bitten um Verständnis, dass trotz sorgfältiger Bearbeitung keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden kann.

Für nähere Auskünfte zu diesen oder anderen Themen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie bitte einen Termin mit uns.
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